Правила проведения собраний в офисе

Как часто в вашем офисе проходят собрания? Идущие не по регламенту собрания отнимают очень много времени до половины рабочего дня.

Нужно ли отказываться от собраний? Всем известно, что проведение собраний отнимает массу времени. Возможно ли совсем отказаться от практики такой неэффективной траты рабочего времени? Альтернативой собранию является практика устного опроса сотрудников, либо в формате аудио, которые позволяют поднять наиболее интересующие вопросы. При использовании программы AUDASYTI можно записать голоса руководителя и его сотрудников. Собрав всю информацию от сотрудников по значимым для вас вопросам, в спокойной обстановке можно ее прослушать. При этом никого не придется отвлекать от работы. Такой формат позволяет эффективно использовать рабочее время и не тратить его на проведение собраний. Нельзя к собраниям относить рабочие пятиминутки. Это обязательные продажные мероприятия, задающие тон рабочего дня, в ходе таких коротких встреч определяются общие направления коммерческой деятельности на текущий рабочий день.

При проведении собраний в офисе необходимо соблюдать ряд неукоснительных правил. Прежде всего соблюдение жесткого лимита времени. Собрание не должно превышать 30-40 минут, в крайнем случае, одного часа. При возможности нужно сокращать количество участников таких собраний. Это также способствует быстрому их проведению. Собрание должно иметь конкретную цель. Нужно точно знать, что хотелось бы получить в результате его проведения. Собрание в установленные сроки лучше всего проводить в комнате, где висят настенные часы для удобства ведения хронометража его участниками. Проводя собрание в офисе, необходимо помнить какие факторы влияют на его затягивание.

Время на собрании, как правило, могут затягивать четыре типа людей.

  • Это те, кто постоянно говорит, разводит теории, такого человека невозможно заставить молчать на собраниях.
  • Веселые остряки, отпускающие шуточки на собраниях, что совсем не способствует достижению цели проводимого собрания.
  • Подхалимы постоянно соглашающиеся с идеями руководства, так как сами ничего сказать по существу дела не могут.
  • убийцы идей, которые постоянно объясняющие почему та или иная идея не будет работать.

Мнение таких людей нужно использовать при анализе рисков, а не при обсуждении новых идей. Для эффективного проведения собраний нужно постоянно сокращать количество их участников, можно совсем отказаться от собраний, опираясь лишь на различные формы обратной связи со своими сотрудниками.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Отправить ответ

1 Комментарий на "Правила проведения собраний в офисе"

Notify of
avatar
Sort by:   newest | oldest | most voted
Татьяна Павловна
Гость

Хорошая статья. Все четко изложено, без лишней «воды». Действительно, грамотно проведенные собрания способны сэкономить много рабочего времени.

wpDiscuz